Doręczenia elektroniczne jako sposób komunikacji między administracją publiczną i obywatelem

Ustawa z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2020, poz. 2320) zawiera szeroki zakres regulacji, dzięki którym komunikacja między administracją publiczną a obywatelami ma zostać uproszczona. E-doręczenie będzie traktowane na równi z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym. Ustawa określa w szczególności zasady doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej, zasady i warunki świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej; zasady wykorzystywania kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi.

Od strony podmiotowej ustawa o doręczeniach elektronicznych wyróżnia dwie grupy: podmioty publiczne oraz podmioty niepubliczne. Podstawową grupą wśród podmiotów publicznych są jednostki sektora finansów publicznych, w tym jednostki samorządu terytorialnego. Zgodnie z ustawą obowiązkiem każdego podmiotu publicznego będzie posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych (bazę tę prowadzić będzie minister właściwy do spraw informatyzacji), powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 8 ustawy).

Ustawodawca na gruncie nowych przepisów przewidział również przypadki, w których podmiot publiczny nie będzie stosować doręczeń elektronicznych (art. 6 ust. 1 ustawy), w tym m.in. gdy podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej; korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynikający z przepisów odrębnych.

Uchwalenie ustawy o doręczeniach elektronicznych spowodowało konieczność zmiany szeregu ustaw, w tym m.in. kodeksu postępowania administracyjnego, polegające na wprowadzeniu generalnej zasady równoważności pism, bez względu na to, czy zostały sporządzone i utrwalone w postaci elektronicznej, czy na papierze. Jednocześnie wprowadzone zmiany ujednolicają zasady komunikacji z organami administracji publicznej z wykorzystaniem wprowadzonych ustawą o doręczeniach elektronicznych usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej. Nowością w przepisach kodeksu postępowania administracyjnego są również przepisy tworzące podstawy do automatycznego załatwiania spraw przy wykorzystaniu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej organu.

Mając na względzie zakres i cel regulacji wprowadzonych ustawą kluczowe znaczenie mają jej przepisy przejściowe. W pierwszej kolejności warto zauważyć, że ustawodawca przewiduje, że do 30 września 2029 roku aktywnie wykorzystywane mają być elektroniczne skrzynki podawcze zarówno te dotychczas funkcjonujące na ePUAP, jak i wprowadzane ustawą o doręczeniach elektronicznych skrzynki doręczeń podmiotów publicznych.

Najistotniejsze znaczenie z punktu widzenia przepisów przejściowych odgrywa jednak przepis art. 155 ustawy, który określa w odniesieniu do poszczególnych podmiotów publicznych termin, od którego należy stosować w odniesieniu do prowadzonej przez siebie korespondencji przepisy analizowanej ustawy. W odniesieniu do jednostek samorządu terytorialnego ustawodawca uregulował tę kwestię wart. 155 ust. 6 ustawy. Przepis ten stanowi, że jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego od 01 stycznia 2024 roku, a w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej od 01 października 2029 roku.